KW1C

 Procedures FB.ENERGIE.PRO.01
Procedure beheer organisatiebesluiten Datum: 24-02-07
Revisie:0

home

Introductie

Geen

Doel

Het doel van de procedure is er voor te zorgen dat medewerkers altijd toegang hebben tot de meest recente versie van de besluiten die de organisatie ten behoeve van haar functioneren heeft genomen.

Definities

Geen

Procedure
NR WIE WAT WAAR HOE WANNEER WAAROM
1 Iedereen kan voorstellen voor organisatiebesluiten indienen bij de voorzitters van de besluitvormende organen Directie,  Beleidsgroep energiezorg en Werkoverleg met behulp van een Verbetervoorstel een week voor de vergadering zodat het voorstel verspreid kan worden
2 Het besluitvormende orgaan bespreekt het voorstel . Indien nodig wordt een analyse van oorzaken uitgevoerd . zodat problemen structureel aangepakt kunne worden.
3 De deelnemers formuleren het besluit . . . zodat draagvlak verkregen wordt.
4 De Energiecoördinator draagt zorg voor vertaling van het besluit naar het organisatiehandboek . . . zodat het opgenomen kan worden in het geheel van de besluiten.
5 De Energiecoördinator past de bestaande pagina's van het handboeksysteem aan, voegt nieuwe pagina's toe en verwijdert vervallen pagina's . Toevoegingen en wijzigingen worden gemerkt met een lijn in de linker marge . zodat ze terug te vinden zijn.
6 Energiecoördinator bewaart van vervallen pagina's één exemplaar  voor referentiedoeleinden . Dit blad wordt gemerkt: "Vervallen" . zodat het niet verward kan worden met een actueel blad.
7 De Energiecoördinator controleert het organisatiehandboek op samenhang en voldoen aan normen en standaarden . met name NSE 1999 par. 1999, ISO 9002 en ISAO 14001 . zodat het geheel aan de eisen blijft voldoen.
8 De Energiecoördinator legt de wijzigingsbladen voor aan de autorisator. . . zodat formeel commitment wordt verkregen.
9 De autorisator autoriseert de wijziging . door parafering voor akkoord . zodat het commitment vastgelegd is en gecommuniceerd kan worden.
10 De Energiecoördinator archiveert het geautoriseerde exemplaar. . . . voor referentiedoeleinden.
11 De Energiecoördinator draagt zorg voor de mutatie van de pagina's in de verspreide exemplaren van het handboek . . zodat de wijziging gecommuniceerd wordt naar de organisatie.
12 De Energiecoördinator stuurt een bericht naar alle medewerkers met een vermelding van de doorgevoerde wijzigingen . per interne post . om iedereen op de hoogte te houden.
13 De hoofden van afdelingen c.q. sectoren zijn verantwoordelijk voor het toepassen van de wijzigingen in hun afdeling c.q. sector . . . zodat de wijzging ook geïmplementeerd kan worden.
14 De Directie is verantwoordelijk voor de toepassing van wijzigingen in de overige delen van de organisatie . . . zodat de wijzging ook geïmplementeerd kan worden.

Documenten

Referentie

NSE 1999 par. 3.5 Documentenbeheer
ISO 14001 par. 4.4.5 Documentenbeheer

Opgesteld: Energiecoordinator Rob de Vrind
Gecontroleerd: KAM-functionaris Rob de Vrind
Geautoriseerd: KAM-functionaris Rob de Vrind