home
KW1C |
Conformatie | FB.ENERGIE.ORG.20 |
| Conformatie NOVEM specificatie van een energiezorgsysteem | Datum: 24-02-07
Revisie 0 |
Doel
Het doel van het document is aan te geven dat en hoe ons college voldoet aan de Novem Specificatie van een Energiezorgsysteem.
Verklaring van conformatie
De directie verklaart hierbij dat:
Verantwoording
| Eis | Novem specificaties van een energiezorgsysteem | Implementatie bij ons college | Zie document |
| 1 Energiebeleid | |||
| 1.1 Energiebeleidverklaring | |||
| 1.1.1 | De organisatie heeft energie expliciet genoemd als belangrijk onderdeel van het (milieu)beleid. De doelstelling en het beleid passen bij de milieueffecten van het college. | Energie en de doelstellingen daaromtrent zijn opgenoemen in de Visie, missie en doelstellingen en de Prestatie-indicatoren | Visie, missie en doelstellingen Prestatie-indicatoren |
| 1.1.2 | De organisatie heeft expliciet vastgelegd dat wet- en regelgeving, een eventuele MJA of de energieaspecten van een milieuconvenant zullen worden nagekomen. | De verplichtingen t.a.v. wet- en regelgeving en MJA zijn vermeld in het Jaarverslag energiezorg | Jaarverslag energiezorg |
| 1.1.3 | De organisatie heeft haar commitment tot continue verbetering van de energie-efficiency en preventie van onnodig energiegebruik vastgelegd. | Deze verplichtingen zijn vastgelegd in de Visie, missie en doelstellingen en ondertekend door de directie. | Visie, missie en doelstellingen |
| 1.1.4 | Het energiebeleid van de organisatie is bekend bij alle medewerkers. | Het energiebeleid wordt aan alle medewerkers ter beschikking gesteld via dit handboek. Bij de interne energiezorgaudits wordt de bekendheid getoetst. | Visie, missie en doelstellingen Procedure Interne audit Vragenlijst interne energiezorgaudit |
| 1.1.5 | Het energiebeleid van de organisatie is publiekelijk toegankelijk. | Het energiebeleid van het college is in algemene termen gepubliceerd op de website | http://www.kw1c.nl/energie
|
| 2 Planning | |||
| 2.1 Energieaspecten | |||
| 2.1.1 | De belangrijkste energieaspecten van de organisatie zijn bekend en worden regelmatig, maar minimaal eens per twee jaar, geïnventariseerd. | De belangrijke energieaspecten volgen uit de
energiebalans. Elk jaar wordt een Jaarverslag energiezorg opgesteld, waarin de energiebalans is opgenomen. |
Standaard voor Jaarverslag energiezorg |
| 2.1.2 | Er is een duidelijke relatie tussen de geïnventariseerde energieaspecten en de energiedoelstellingen. | De doelstellingen worden afgestemd op de bereikte resultaten en de inventarisatie van de energiesituatie. | Organisatieschema Energiezorg |
| 2.2 Wettelijke en andere eisen | |||
| 2.2.1 | Relevant wettelijke en overige eisen die betrekking hebben op de processen, producten en diensten van de organisatie zijn geïdentificeerd (o.a. AmvB) en MJA/milieuconvenanten). | De Energiecoördinator beheert de normen en wet- en regelgeving. | AmvB MJA-tekst Procedure Beheer van normen, wet- en regelgeving |
| 2.3 Doelstellingen en taakstellingen | |||
| 2.3.1 | De organisatie heeft algemene energiedoelstellingen geformuleerd voor de middellange termijn (bijv. 4 jaar of de duur van een vergunning of MJA) en energietaakstellingen voor de korte termijn (1 jaar). | Vanuit de Visie, missie en doelstellingen zijn prestatie-indicatoren opgesteld. Er is een Energiebesparingsplan opgesteld. Op basis hiervan worden jaarlijks per afdeling doelstellingen gesteld in termen van efficiencyverbetering per jaar. De Actiepuntenlijst van de Beleidsgroep energiezorg bevat de energiebesparingsprojecten, die in dat jaar uitgevoerd zullen worden. | Energiebesparingsplan Energiebesparingsplan Prestatie-indicator Actiepuntenlijst Beleidsgroep energiezorg |
| 2.3.2 | De organisatie heeft bij het vaststellen van
de doelstellingen rekening gehouden met:
|
De doelstellingen worden vastgesteld in de directie-vergadering en de vergadering van de Beleidsgroep energiezorg, waar deze onderwerpen aan de orde komen. Dit is onder meer zeker gesteld door het punt energiezorg als vast agendapunt op de agenda van de Beleidsgroep energiezorg te zetten. | Standaardagenda vergadering Beleidsgroep energiezorg |
| 2.3.3 | De doelstellingen van de organisatie zijn in overeenstemming met het geformuleerde energiebeleid. | De jaarlijkse doelstellingen worden vastgesteld in de Beleidsgroep energiezorg, waar deze afweging aan de orde komen. | Visie, missie en doelstellingen Energiebesparingsplan |
| 2.4 Programma | |||
| 2.4.1 | De verantwoordelijkheden inzake het bereiken van de energiedoelstellingen en energietaakstellingen zijn vastgelegd. | De verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in de functie- en taakomschrijvingen van de functionarissen | Functie Directie
Taak Energiecoördinator |
| 2.4.2 | De organisatie beschikt over een overzicht van activiteiten uitgezet in de tijd om de energiedoelstellingen en energietaakstellingen te verwezenlijken. | De uit te voeren energiebesparingsmaatregelen
staan in het Energiebesparingsplan. De planning van de uitvoering van activiteiten is vastgelegd in de Actiepuntenlijst van de Beleidsgroep energiezorgvergadering |
Energiebesparingsplan Actiepuntenlijst Beleidsgroep energiezorg |
| 2.4.3 | Energieaspecten worden bij belangrijke beslissingen, zoals investeringen en productontwikkeling meegenomen. | Bij inkoop van energie-intensieve
kapitaalgoederen wordt een energieanalyse opgesteld. Bij productontwikkeling worden de energieaspecten van het nieuwe product geëvalueerd en in de besluitvorming meegenomen. |
Procedure Inkoop
n.v.t.
|
| 2.4.4 | De voortgang van activiteiten wordt bewaakt. | De Actiepuntenlijsten van de verschillende vergaderingen worden in de vergadering doorgenomen. Dit is een standaard agendapunt. Een activiteit komt dus terug in de vergadering tot deze gereed gemeld wordt. | Verbeterprocedure |
| 3 Implementatie en uitvoering | |||
| 3.1 Structuur en verantwoordelijkheid | |||
| 3.1.1 | Op verschillende niveaus in de organisatie zijn de taken en verantwoordelijkheden zodanig vastgelegd dat de doel- en taakstellingen op het terrein van energie kunnen worden gerealiseerd. Een directievertegenwoordiger is aangewezen als eindverantwoordelijke. | De verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in de functie- en taakomschrijvingen van de functionarissen | Functie Directie Functie Docent Functie Locatiemanager Taak Energiecoördinator Taak Auditor |
| 3.1.2 | Er zijn voldoende middelen beschikbaar gesteld voor invoering en onderhoud van het energiezorgsysteem (zoals competent personeel, technische en financiële middelen). | De competentie van de medewerkers wordt bewaakt via de functioneringsgesprekken en vastgelegd in de Kennisgebieden. De technische en financiële middelen worden beschikbaar gesteld door de directie of de Beleidsgroep energiezorg. De besluiten zijn vastgelegd in de Actiepuntenlijst van de Beleidsgroep energiezorg | Procedure Functioneringsgesprekken Kennisgebieden Procedure Opleidingen Beleidsgroep energiezorg |
| 3.2 Opleiding en bewustwording | |||
| 3.2.1 | De opleidingsbehoefte is geïnventariseerd. | De opleidingsbehoefte wordt geïnventariseerd in de functioneringsgesprekken en vastgelegd in het opleidingsplan. | Procedure Functioneringsgesprekken Opleidingsplan |
| 3.2.2 | Er is een overzicht van de relevante kennis en ervaring van individuele werknemers. | De competentie van de medewerkers wordt vastgelegd in de Kennisgebieden. | Kennisgebieden |
| 3.2.3 | Er wordt regelmatig aandacht besteed aan de bewustwording van de werknemers. | Het punt energiezorg is een standaardpunt op de agenda's van werkoverleg. | Standaardagenda Werkoverleg |
| 3.3 Communicatie | |||
| 3.3.1 | Intern wordt regelmatig over de voortgang van het energiebeleid gecommuniceerd. | Energiezorg is een vast agendapunt bij het
werkoverleg. Communicatie is een vast agendapunt op de agenda van de Beleidsgroep energiezorg |
Standaardagenda Beleidsgroep energiezorg Standaardagenda werkoverleg |
| 3.3.2 | Extern wordt regelmatig over de voortgang van het energiebeleid gecommuniceerd | Jaarlijks wordt in kader van de MJA een rapportage opgesteld door een extern bureau. Deze rapportage en de bespreking ervan vormt de externe communicatie. | Intenet site
www.kw1c.nl/energie |
| 3.4 Documentatie energiezorgsysteem | |||
| 3.4.1 | Het energiezorgsysteem is beschreven evenals de relatie met andere documentatie. | Het energiezorgsysteem is beschreven in dit organisatiehandboek. | Organisatiehandboek |
| 3.5 Documentenbeheer | |||
| 3.5.1 | Alle aan het zorgsysteem verbonden documenten worden ordelijk en toegankelijk bewaard. | Het handboek wordt beheerd door de Energiecoördinator. | Procedure beheer organisatiedocumenten |
| 3.5.2 | Alle aan het zorgsysteem verbonden documenten worden beoordeeld, eventueel herzien en goedgekeurd door bevoegde medewerkers. | De documenten worden opgesteld door medewerkers, gecontroleerd door de Energiecoördinator en geautoriseerd door de Directie of de verantwoordelijke manager. | Procedure beheer organisatiedocumenten |
| 3.6 Beheersing van de werkzaamheden | |||
| 3.6.1 | Het energiegebruik van de belangrijkste energiegebruikers wordt beheerst. | Het energieverbruik van de gebouwen en installaties wordt gemeten, geregistreerd en bewaakt. De resultaten worden teruggekoppeld naar de verantwoordelijke personen. Deze zijn verantwoordelijk voor een proces van continue verbetering. | Organisatieschema energiezorg Energierapportages Procedure Verbetering bedrijfsvoering |
| 3.6.2 | Significante energieaspecten van ingekochte diensten en goederen worden beoordeeld. | Bij aankoop van nieuwe energieintensieve
installaties wordt een energieanalyse opgesteld. Bij nieuwbouw en verbouw worden energieprestatienormen vastgesteld als onderdeel van het programma van eisen. |
Procedure Inkoop Procedure nieuw/verbouw |
| 3.6.3 | Derden worden geïnstrueerd en voorgelicht (o.a. toeleveranciers en contractors). | Wanneer toeleveranciers en contractors significante invloed hebben op het energieverbruik van het college, dan bespreekt de Energiecoördinator deze consequenties met de betrokkenen. | Procedure Inkoop
|
| 4 Controle en corrigerende maatregelen |
|||
| 4.1 Controle en meting | |||
| 4.1.1 | Het energiegebruik van relevante bedrijfsactiviteiten wordt regelmatig gemeten, geregistreerd, geanalyseerd en gerapporteerd. | Op drie niveaus in de organisatie is een
feedbacksysteem geïmplementeerd: - directie (Prestatie-indicatoren) - Beleidsgroep energiezorg (Jaarverslag energiezorg) - gebouw (energiekentallen) |
Organisatie energiezorg Procedure Jaarverslag Procedure energieregistraties |
| 4.1.2 | De organisatie beschikt over een voortgangsrapportage en evaluatie met betrekking tot de energiedoelstellingen. | Doelstellingen op directieniveau
(Prestatie-indicatoren) worden jaarlijks gerapporteerd en geëvalueerd. Doelstellingen op gebouwniveau worden maandelijks gerapporteerd en geëvalueerd.
|
Jaarverslag energiezorg Energierapportage Gebouw |
| 4.1.3 | Periodiek, maar minimaal eens per jaar, wordt geëvalueerd of eisen met betrekking tot energie in wettelijke en overige regelgeving worden nageleefd. | Het voldoen aan eisen met betrekking tot energie in wettelijke en overige regelgeving maakt deel uit van de jaarlijkse energiezorgrapportage. | Jaarverslag energiezorg |
| 4.1.4 | Meet- en registratie-apparatuur worden regelmatig onderhouden en gekalibreerd. | Het onderhoud en de kalibratie van meetapparatuur zijn geheel uitbesteed aan de fabrikant (of het nutsbedrijf). | Procedure Inkoop |
| 4.2 Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen | |||
| 4.2.1 | De verantwoordelijkheid voor het onderzoeken en behandelen van afwijkingen en het nemen van maatregelen om afwijkingen in het gebruik van energie te corrigeren en te voorkomen is vastgelegd. | De verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in de functie- en taakomschrijvingen van de functionarissen | Functie Directie Functie Docent Functie Gebouwbeheerder Taak Energiecoördinator Taak Auditor |
| 4.2.2 | De uitvoering, juistheid en effectiviteit van de getroffen maatregelen wordt regelmatig gecontroleerd. | De Energiecoördinator controleert de uitvoering, juistheid en effectiviteit van de getroffen maatregelen volgens de procedure Verbetering bedrijfsvoering. Daarnaast worden audits uitgevoerd ter controle van de werking van het organisatiesysteem. | Taak Energiecoördinator Taak Auditor Verbeterprocedure Procedure Interne audit |
| 4.3 Registraties | |||
| 4.3.1 | Registraties van het energiezorgsysteem worden geïdentificeerd, vastgelegd, opgeslagen en indien nodig verwijderd uit een (energie)register. | De Energiecoördinator beheert het energiearchief volgens de Procedure archivering | Procedure documentenbeheer |
| 4.3.2 | De registraties zijn leesbaar, identificeerbaar en herleidbaar tot de betrokken activiteit, product of dienst. | De Energiecoördinator beheert het energiearchief volgens de Procedure archivering. | Procedure documentenbeheer |
| 4.4 Energiezorgaudits | |||
| 4.4.1 | Er wordt regelmatig, maar minimaal eens per twee jaar, een audit uitgevoerd met betrekking tot het aspect energie zoals verwoord in deze specificatie (kan onderdeel zijn van andere zorgsystemen). | Jaarlijks wordt een interne audit uitgevoerd volgens de Procedure Interne audit. Hierin wordt het aspect energiezorg meegenomen door middel van de Auditvragenlijst Energiezorg. | Procedure
audit Auditvragenlijst energiezorg Auditrapportage energiezorg |
| 4.4.2 | De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het management | De directie ontvangt een samenvattende rapportage van de audits in het Jaarverslag energiezorg. | Procedure audit |
| 5 Betrokkenheid directie | |||
| 5.1 Evaluatie | |||
| 5.1.1 | Het energiezorgsysteem of het energieaspect binnen een ander zorgsysteem wordt periodiek, maar minimaal eens per twee jaar, beoordeeld door de directie op toepasselijkheid, adequaatheid en effectiviteit. | De Directie ontvangt het Jaarverslag
energiezorg, met daarin de stand van zaken m.b.t. de Prestatie-indicatoren en de
auditresultaten. De Directie bespreekt deze rapportage in de directievergadering. Wanneer acties nodig zijn, worden deze genoteerd op de Actiepuntenlijst van de directievergadering. De directie delegeert de uitvoering aan de Beleidsgroep energiezorg. |
Auditrapportage energiezorg Jaarverslag energiezorg Beleidsgroep Verbeterprocedure |
| Opgesteld: | Energiecoördinator | R.de Vrind |
| Gecontroleerd: | KAM-functionaris | R.de Vrind |
| Geautoriseerd: | KAM-functionaris | R.de Vrind |