KW1C

 Procedures FB.ENERGIE.PRO.29
Documentenbeheer Datum: 24-02-2007
Revisie: 0

home   proces

INLEIDING  DOCUMENTENBEHEER

De KAM-functionaris is verantwoordelijk voor:
-  het beheer van de documenten en de web-site die gebruikt worden in het kader van het energiebeleid.

DOELSTELLING  

Het doel van de procedure is overzicht te behouden in waar documenten die van belang zijn bij het energiebeleid zich bevinden, hoe ze up to date worden gehouden en worden beheerd en toegankelijk zijn voor externen.

WERKWIJZE BEHEER DOCUMENTEN M.B.T. HET ZORGSYSTEEM

 

WIE

 WAT WAAR WAARMEE  WANNEER WAAROM
1. Alle betrokkenen kunnen documenten opstellen die te maken hebben met energiebeheer   volgens het format van het systeem  indien nodig om het energiezorgsysteem verder te verbeteren
2.  De KAM-functionaris controleert documenten op consistentie, identificatie en revisienummer   aan de hand van het energiezorgsysteem  na indiening  teneinde een consistent en overzichtelijk systeem te behouden
3  De KAM-functionaris laat de documenten accorderen door degene die daartoe bevoegd is op het document     zodat de betrokkene kan tonen akkoord te zijn met de wijziging
4. De KAM-functionaris  publiceert de wijziging op internet en archiveert het getekende exemplaar in het E-boek       zodat aantoonbaar is dat alleen geaccordeerde wijzigingen op internet staan en dat daarop alleen de laatste versies te zien zijn.
5.  De KAM-functionaris brengt  alle relevante  betrokkenen op de hoogte van belangrijke wijzigingen c.q. aanvullingen   per e-mail binnen 1 dag na aanpassing van de  internetsite zodat alle betrokkenen geïnformeerd zijn 
6. De KAM-functionaris verwijdert gewijzigde documenten uit het handboek, markeert het document met de term vervallen en archiveert het verwijderde document (anti-chronologisch) in de ordner "vervallen"   gedurende minimaal 2 jaar teneinde het te kunnen gebruiken voor referentiedoeleinden
7. Externen zijn op de hoogte van het energiezorgsysteem   via internet   zodat ook zij geïnformeerd zijn.
 

WERKWIJZE OVERIGE DOCUMENTEN

Document Archief Beheerder Termijn Opslagsystematiek
Auditrapporten Audits KAM-functionaris  2 jaar Antichronologisch
Jaaropgaven Energie KAM-functionaris  2 jaar Antichronologisch
Jaarverslagen Jaarverslagen KAM-functionaris 10 jaar Antichronologisch
Review verslag Jaarverslagen KAM-functionaris 10 jaar Antichronologisch
Notulen werkgroep Werkoverleg KAM-functionaris  2 jaar Antichronologisch
Notulen beleidsgroep Beleidsgroep KAM-functionaris
Secretariaat FB/ICT		  2 jaar Antichronologisch
Functioneringsgesprekken Personeelsarchief Secretariaat FB/ICT
Secretariaat PZ		 Onbepaald Alfabetisch
Bewijsstukken voor opleiding en training Personeelsarchief Secretariaat FB/ICT
Secretariaat PZ		 Onbepaald Alfabetisch
Facturen m.b.t. energie PLANON Administratie FB/ICT 5 jaar Antichronologisch
Facturen m.b.t. energie Facturen Financiën 5 jaar Antichronologisch
Onderhouds- en servicecontracten PLANON Contractbeheer FB/ICT 5 jaar Alfabetisch
Wet- en regelgeving Wet- en regelgeving KAM-functionaris 2 jaar na verval Antichronologisch

DEFINITIES

E-boek                    : Energiezorgsysteem boek
FB/ICT                    : Facilitair Bedrijf / Informatie en Communicatie Technologie
KAM-functionaris: Kwaliteit, Arbo, Milieu functionaris
PZ                            : Personeelszaken
PLANON                : Electronisch archief voor FB/ICT

REFERENTIES

ISO   9002 par. 4.5    Beheer van documenten en gegevens
ISO 14001 par. 4.4.5 Documentenbeheer  
ISO 14001 par. 4.5.3. Registraties
NSE 1999 par. 3.5. Documentenbeheer
NSE 1999 par. 4.3.1. Registraties
NSE 1999 par. 4.3.2. Registraties

 

VERWIJZINGEN

Het beheer van regelgeving en normen is beschreven in FB.ENERGIE.PRO.19

Opgesteld: R. de Vrind
Gecontroleerd: R. de Vrind
Geautoriseerd: R. de Vrind