KW1C |
Procedures | FB.ENERGIE.PRO.12 |
| Procedure Besluitvorming | Datum: 24-02-2007
Revisie: 0 |
INLEIDING BESLUITVORMING
Besluitvorming
over het integrale zorgsysteem energiemanagement is zowel nodig in de opbouwfase
als in de toepassingfase, aangezien dan een proces van verbetering plaatsvindt.
Deze procedure is daarom van toepassing op het ontwikkelen van nieuwe onderdelen
van het systeem en het reviseren van onderdelen op basis van klachten en
KAM-rapportage c.q. jaarverslag. Het vaststellen van het jaarlijks actieplan
vindt plaats via deze procedure.
DOELSTELLING
Het
doel van de besluitvorming is het nemen van de besluiten die nodig zijn voor de
vormgeving en verbeteren van het integrale KAM-systeem energiemanagement, het
vastleggen van deze besluiten in documenten en het up to date houden van deze
documentatie.
ALGEMEEN
De
bewaartermijn van vervallen C-boek documenten is 2 jaar.
De bewaartermijn voor registratiedocumenten (meetlijsten, auditrapporten, etc.)
is 2 jaar.
WERKWIJZE BESLUITVORMING PRESTATIE-INDICATOREN
|
|
WIE |
WAT |
WAAR |
WAARMEE |
WANNEER |
WAAROM |
|
1. |
Een
beleidsgroep of het College van Bestuur |
stelt
een voorstel voor een prestatie-indicator op, rekeninghoudend met belangen
van partijen, wet en regelgeving en visies van belanghebbenden |
|
binnen
het format van het Kwaliteitshandboek |
voor
de start van een nieuw schooljaar |
teneinde
de te behalen resultaten vast te leggen |
|
2. |
Het
College van Bestuur |
autoriseert
de prestatie-indicator |
|
via
parafering |
na overleg en eventueel bijstelling |
teneinde
sturing te kunnen geven aan het project |
|
3. |
Het
College van Bestuur |
evalueert
de voortgang van het energiebeleid en stelt de prestatie-indicator
eventueel bij |
|
|
tussentijds |
teneinde
sturing te geven aan het project. |
De werkwijze voor
prestatie-indicatoren van werkgroepen
is gelijk aan het bovenstaande maar dan autoriseert en evalueert de
verantwoordelijk directeur c.q. manager.
WERKWIJZE
BESLUITVORMING BELEIDS- OF WERKGROEPEN
|
|
WIE |
WAT |
WAAR |
WAARMEE |
WANNEER |
WAAROM |
|
1. |
De
beleids- of werkgroep |
laat
een onderdeel van het zorgsysteem ontwikkelen of: |
in
de vergadering |
via
een voorstel |
|
teneinde
het zorgsysteem te ontwikkelen |
|
2. |
De
beleids- of werkgroep |
beoordeelt
het onderdeel van het zorgsysteem en stelt het eventueel bij |
in
de vergadering |
met
de deelnemers op
basis van ervaring, audits, klachten, etc. |
voor
de vaststelling |
teneinde
een werkbare methodiek te ontwikkelen die voldoet aan KAM-eisen en
teneinde steeds te verbeteren |
|
3. |
De
beleids- of werkgroep |
besluit
over het onderdeel van het zorgsysteem |
in
de vergadering |
op
basis van gelijkwaardigheid |
|
teneinde
voldoende draagvlak te hebben voor de uitvoering |
|
4 |
De
beleids- of werkgroep |
delegeert
de uitvoering van de besluiten aan haar leden en de controle op de
uitvoering en goede werking aan de KAM-functionaris |
|
|
|
teneinde
zeker te stellen dat besluiten goed worden uitgevoerd. |
|
5 |
De
beleids- of werkgroep |
notuleert
de besluiten |
|
in
de notulen |
|
zodat
deze opgenomen kunnen worden in de documentatie van het zorgsysteem |
WERKWIJZE VASTLEGGING EN DISTRIBUTIE
DOCUMENTEN
|
|
WIE |
WAT |
WAAR |
WAARMEE |
WANNEER |
WAAROM |
|
1. |
De
KAM-functionaris |
vertaalt
de genomen besluiten naar documenten in het handboek |
|
|
na
vaststelling van het besluit |
teneinde
de besluiten in te passen in het documentatiesysteem |
|
2. |
De
KAM-functionaris |
controleert
of andere documenten gewijzigd moeten worden en voert wijzigingen door |
in
het documentensysteem |
|
|
om
de consistentie te behouden |
|
3. |
De
KAM-functionaris |
controleert
de documenten op samenhang en het voldoen aan beleid en normen |
|
aan
de hand van kwaliteitsnormen, milieunormen en arbowet |
voor
autorisatie |
teneinde
de samenhang te bewaken |
|
4. |
De
beleids- of werkgroep |
laat
de documenten paraferen voor "geautoriseerd" |
|
door
de daarvoor aangewezen autorisator |
|
om
zo de bekrachtiging van het besluit zichtbaar te maken en dit vrij te
geven voor uitvoering |
|
5. |
De
KAM-functionaris |
draagt
zorg voor, distributie en
vervanging c.q. presentatie op intranet |
|
|
na
autorisatie |
zodat
alle betrokkenen op de hoogte komen van het besluit |
|
6. |
De
KAM-functionaris |
verwijdert
vervallen documenten en bewaart 1 exemplaar gemerkt "vervallen"
voor referentie |
|
|
|
zodat
niet gewerkt kan worden met vervallen documenten |
|
|
|
|
|
|
|
|
DOCUMENTEN
1 . Voorstellen
2.
Handboek documenten
3.
vervallen documenten
4.
Verslag beleids- of werkgroep
REFERENTIES
ISO
9001:2000 par. 5.5.6.
Documentenbeheer
ISO 14001
par. 4.4.5 Documentenbeheer
| Opgesteld: | Energiecoördinator | Rob de Vrind | |
| Gecontroleerd: | KAM-functionris | Rob de Vrind | |
| Geautoriseerd: | Directeur | Frans van de Wiel |